Hållbar bemanningsekonomi

Vad är bemanningsekonomi och vilka delar ingår i processen mot en hållbar bemanningsekonomi? 
– Bemanningsekonomi är alla kostnaderna som är förknippade med personalen men även alla intäkterna i verksamheten som förväntas täcka upp dessa, plus övrig kostnadsbild i verksamheten. I bemanningsekonomin ingår även pengar som faktiskt inte syns i kronor och ören så länge allt är som det ska, i alla fall inte i uppföljningsverktygen vi använder för våra ekonomiska uppföljningar. Exempel på detta kan vara höga frisktal, bra kvalitet i verksamheten och rätt grundbemanning.

Det absolut viktigaste är att vi skapar oss en tydlig bild av vilka behov verksamheten har av resursen personal och vid vilka tidpunkter dessa behov uppstår.

Det absolut viktigaste är att vi skapar oss en tydlig bild av vilka behov verksamheten har av resursen personal och vid vilka tidpunkter dessa behov uppstår. Därefter behöver vi ta kontrollen över allt annat som medarbetarna behöver tid för under sina arbetspass, exempelvis APT-möten, dokumentation, utbildning, verksamhetsmöten och ombudsansvar. Allt detta ska ligga utanför den brukarnära bemanningen. Det är också viktigt att denna tid håller hög kvalitet – att medarbetarna kan fokusera på sina uppgifter. När vi tagit kontrollen över dessa timmar och minuter i vår verksamhet, då är det dags att omvandla dem till kronor och ören i vår budget. Genom att göra denna omvandling får vi kontroll på kostnaderna för den dagliga bemanningen, vilket ger oss en budget i balans.

Observera att även följande punkter behöver finnas med i budgeten:

• vakanta pass under helgerna
• tid och kostnad för vikarier
• 3-5 % i buffert för oförutsedda händelser, till exempelvis större utbildningsinsatser för personalen.

Personalen ska inte behöva komma in och tjänstgöra på sina lediga dagar, risken att bli inringd skapar nämligen oro och försämrar den viktiga återhämtningen. För att kunna arbeta bort det beteendet behöver vi göra en analys av när frånvaron i verksamheten uppstår, och då menar jag all frånvaro som vård av barn, sjukdom och kortvarig ledighet, men även den mer reguljära ledigheten under högtider som jul och nyår. När vi har kontroll på detta vet vi var i personalens schema som resurspassen ger störst effekt ur flera perspektiv. Vi kan då nyttja den tillsvidareanställda personalen i stället för att vara beroende av tim-vikarier för att få ihop verksamheten.

Ett bra och tydligt regelverk kring hur ledigheter hanteras i verksamheten är grundläggande.

Ett bra och tydligt regelverk kring hur ledigheter hanteras i verksamheten är grundläggande. Krav på framförhållning gör att vi kan schemalägga i god tid innan schemat träder i kraft. Detta skapar trygghet och stabilitet för både brukarna, medarbetarna i verksamheten och dem som ska ersätta den ordinarie personalen.

Om det finns resurspass kvar när schemat är klart kan de användas till guldkantsverksamhet eller för att täcka akut frånvaro. Allt detta förutsätter en god dialog med medarbetarna och välfungerande introduktioner för dem som ska tjänstgöra på enheter de normalt inte jobbar på.

Att få kontroll över sin bemanningsekonomin är att få kontroll över sina resultat, och förklaringar till varför det ser ut som det gör.

Vad är fördelarna med att arbeta med bemanningsekonomi? 
– Att få kontroll över sin bemanningsekonomin är att få kontroll över sina resultat, och förklaringar till varför det ser ut som det gör. Detta främjar i sin tur god kommunikation med alla stödfunktioner. Det skapas dessutom förutsättningar att be om hjälp där det brister och få det stöd som är nödvändigt för att skapa en stabil verksamhet, trygg för både medarbetarna och vårdtagarna. God bemanningsekonomi ger oss dessutom redskap för att kommunicera med personalen på ett bra sätt. När medarbetarna blir involverade i det som har med ekonomin att göra skapas förståelse för varför vissa beslut måste tas, även om de är obekväma. Medarbetarna får också en större förståelse för varför schemat ser ut som det gör.

Om du får ge ett råd till en chef som ska påbörja arbetet med bemanningsekonomi, vilket skulle det vara? 
– Gör analyser av både verksamheten och frånvaron för att se om budgeten räcker till de behov som verksamheten har. Om inte, analysera var bristerna finns.

Till sist så krävs det mod för att ta kommandot över bemanningsekonomin eftersom det innebär förändrade scheman och tydliga kravställningar.

Till sist, vilka är de viktigaste verktygen som finns i din bok Bemanningsekonomi och varför är de viktiga? 
– Jag tror att det absolut viktigaste är att vi har redskap för att ta kommandot och sätter oss i förarstolen. Offerkoftan måste åka av och vi behöver sluta skylla på att vi inte har rätt budgetförutsättningar. Vi får inte gissa, utan måste räkna på hur det faktiskt ser ut för att kunna peka på det som är felaktigt i förutsättningarna. Saknas exempelvis alla OB-tillägg eller är det bara så det känns? Och om de saknas, hur stort är problemet i kronor och ören?

Till sist så krävs det mod för att ta kommandot över bemanningsekonomin eftersom det innebär förändrade scheman och tydliga kravställningar.

Illustrationen högst upp på sidan är en del av omslaget till boken Bemanningsekonomi – konsten att bemanna utifrån ett hållbarhetsperspektiv.