Agilt ledarskap inspirerar alla

Många av de digitala lösningar vi ser runt omkring oss, till exempel appar och hemsidor, har tagits fram av företag som följer agila värderingar och metoder. De IT-system som ligger bakom denna teknik är ofta komplexa, dessutom råder hård konkurrens och det gäller att vara snabb och innovativ. Det agila arbetssättet har utvecklats för att lyckas under dessa förutsättningar.

Även om mjukvaruindustrin och förskolan är helt olika branscher handlar det i slutändan alltid om samarbete och kommunikation mellan människor för att en organisation ska lyckas. Nyckeln till framgång är ett ledarskap som främjar innovation och kreativitet hos medarbetarna till skillnad från ett traditionellt ledarskap där fokus ofta ligger på kontroll och effektivitet.

En av grundidéerna i ett agilt arbetssätt är att jobba i självorganiserande och självbestämmande team.

En av grundidéerna i ett agilt arbetssätt är att jobba i självorganiserande och självbestämmande team. Teamen fattar beslut på egen hand, till exempel om vad som är viktigast att göra eller vilket som är det bästa sättet att göra något. Ett bra team kan med träning ofta fatta bättre beslut än vad enskilda individer, till exempel en chef, kan göra. Det är som att ett plus ett blir tre. En förutsättning är att teamet innehåller, eller kan skaffa sig, de kompetenser som behövs för att ta fram produkten eller tjänsten och har tillräckligt med information för att förstå vad som ska prioriteras. Mycket ansvar delegeras därmed till teamen och den agila ledarens uppgift blir att bygga ett stödjande system och en berikande miljö omkring dem och hjälpa till med teamens dynamik och utveckling.

Ledarskapet handlar här inte om att bestämma och ge order om vad som ska göras utan snarare om att arbeta visionärt och beskriva varför man gör saker snarare än att tala om hur man gör dem. Ledaren formulerar förväntningar som en ram, där teamets och individens uppgift är att hitta ett eller flera alternativ till lösningar. Ledaren skapar förutsättningar för teamen att lyckas med sitt åtagande genom att coacha, inspirera, utmana och ta vara på den inneboende och fulla potentialen hos medarbetarna.

Att vara ständigt närvarande är långt ifrån alltid möjligt, varken som chef i mjukvarubranschen eller som chef i förskolan.

För en agil ledare är det viktigt att känna ansvar för verksamhetens värderingar, kultur och arbetssätt och aktivt se till att de efterlevs och fyller sitt syfte. För detta behövs närvaro i verksamheten för att skapa närhet, förstå hur arbetet fungerar och för att kunna påverka åt rätt håll. Att vara ständigt närvarande är långt ifrån alltid möjligt, varken som chef i mjukvarubranschen eller som chef i förskolan. Det är dock ovärderligt med chefer som ibland tar sig tid i teamen och kanske säger Hej, jag är nyfiken på vad du gör så jag kan bli bättre på att förstå vad jag kan hjälpa till med. En viktig uppgift för ledaren är nämligen att röja hinder, ofta av mer organisatorisk karaktär.

Eftersom tid ofta är en bristvara i en ledares vardag behöver man omprioritera och disponera om sin tid för att få till denna närvaro i verksamheten. Genom att delegera många av de operativa arbetsuppgifterna, ansvaren och mandaten till andra ledande roller och team i verksamheten frigörs egen tid som man kan spendera på att utveckla den lärande organisationen och utarbeta viktiga förbättringsinitiativ.

Modern Agile är ett koncept framtaget av Joshua Kerievsky, grundare och vd för ett konsultbolag inom mjukvarubranschen, och bygger på fyra principer vilka fungerar bra som inspiration i de flesta verksamheter. Principen Hjälp människor briljera uttrycker viljan att ge människor superkrafter. Det gäller att skapa en miljö och kultur där kunder, chefer och medarbetare har möjlighet att utveckla sin fulla potential och bli sina bästa jag.

En förutsättning för att lyckas få människor och organisationer att briljera är att behovet av fysisk och psykologisk trygghet, två basala mänskliga behov, är tillfredsställda.

Den andra principen – Skapa trygga förutsättningar – är den princip som kanske är mest allmängiltig och grundläggande. En förutsättning för att lyckas få människor och organisationer att briljera är att behovet av fysisk och psykologisk trygghet, två basala mänskliga behov, är tillfredsställda. Otrygghet är något som begränsar oss starkt och rädsla förhindrar prestation på hög nivå, det är som att hålla en fot på bromspedalen. För att utvecklas och skapa bra saker måste vi känna oss så trygga att vi vågar göra fel och berätta om våra misstag utan att bli klandrade och uthängda. Vi måste också få uttrycka våra åsikter och bli lyssnade på. Öppenhet är därför något som är viktigt att arbeta för i organisationen, inte minst som ledare, liksom tillit som är en förutsättning för en väl fungerande verksamhet.

Den tredje principen – Experimentera och lär dig snabbt – belyser att vi inte behöver tänka ut den bästa lösningen i detalj från början. Vi kan prova en idé vi tror på, utvärdera den, justera och gå vidare. Genom experiment lär vi oss av våra framgångar och misstag – utan att leta syndabockar och skuldbelägga – och utvecklar därmed våra organisationer. Ta till exempel förskolans uppdrag att ge barnen förutsättningar att utveckla digital kompetens. För att kunna erbjuda barnen adekvat undervisning måste pedagogerna hänga med i den snabba förändringstakten, men också våga experimentera och testa nya verktyg för att upptäcka vad som passar barngruppen för att barnen ska få möjlighet att utvecklas på bästa sätt.

En agil ledare ställer tydliga förväntningar på sig själv och verksamheten att ständigt förbättras.

En agil ledare ställer tydliga förväntningar på sig själv och verksamheten att ständigt förbättras. För att möjliggöra detta gäller det att skapa utrymme för reflektion kring det som händer i verksamheten och gemensamt lära nytt, från framsteg och lyckade insatser såväl som från misslyckanden. Som en del i det agila arbetssättet uppmärksammar och firar man ofta saker som gått bra. I regelbundna så kallade retrospektiva delar deltagarna sin uppfattning om vad som fungerat bra respektive mindre bra och bestämmer sedan tillsammans vad de vill förändra.

En idé eller ett initiativ som inte realiseras hjälper inte någon. Vi behöver inte sitta och tänka ut den bästa lösningen i detalj från början, enligt Modern Agiles fjärde princip – Leverera värde löpande – uppmuntras vi istället att ställa frågan Hur kan vi med små steg leverera rätt värde snabbare? Den återkoppling man kan få från en användare genom att leverera något litet, till exempel en halvfärdig idé, kan vara guld värd för alla inblandade!

Demos kallas de möten som fångar upp återkoppling, där alla intresserade är välkomna att delta. Som ledare ger mötet en ypperlig möjlighet att ta del av det som gjorts den senaste perioden, och man får en möjlighet att möta teamen. Kommunikation mellan människor är viktigt och genom att mötas skapas tillfällen för kollegialt lärande, när vi delar med oss av både med- och motgångar.

Aktivt lyssnande är en färdighet som man som chef och agil ledare bör ha och utveckla.

Aktivt lyssnande är en färdighet som man som chef och agil ledare bör ha och utveckla. En vilja och förmåga att verkligen lyssna utan att fångas av sina egna tankar och höra, även mellan raderna, vad en medarbetare upplever. Likaså är det viktigt att utveckla ett coachande ledarskap i mening att ställa öppna, kraftfulla frågor och inte komma med lösningar. På så sätt utvecklas en bra relation till medarbetare och individer och organisationen tillåts växa.

Feedback är ett mycket användbart verktyg och något man ofta behöver jobba med i en organisation för att få den att utvecklas. Det handlar inte om anonyma enkäter som sänds ut en gång per år utan snarare om att bygga en relation, att ha samtal som genuint är till för individens och organisationens utveckling och lärande. Och att som ledare våga öppna upp och själv fråga efter feedback. Så kallade 1:1-samtal är vanliga i agila organisationer och kan ske mellan olika individer, till exempel arbetslagsledare och andra anställda.

Slutligen är det en stor tillgång när en ledare vågar visa sig sårbar.

Slutligen är det en stor tillgång när en ledare vågar visa sig sårbar, att öppna upp sig om problem man ser och att våga visa vem man är. På så sätt skapar man en relation till medarbetarna och en organisation byggd på tillit.

Artikeln är tidigare publicerad i Förskoletidningen nummer 5 2018
Text: Ann-Louise Ulfsparre och Lena Åckander
Bilder av Lars Rindeskog, Berling Media