Undvik kobraeffekten när du fattar beslut

– Känslor och tillfälligheter påverkar vårt beslutsfattande mer än vi vill tro, något som gång på gång har förundrat mig. Därför är det viktigt att vi får en djupare och konkret förståelse för varför beslut blir som de blir och hur man skapar bättre förutsättningar för att fatta kloka beslut i en komplex verklighet, säger Patrik Nyström, leg. psykolog och organisationskonsult.

Nästan hälften av chefens arbetstid ägnas åt beslutsfattande

Varför skriver du en bok om beslutsfattande? Är ämnet extra aktuellt just nu? 
– Det finns studier som pekar på att nästan hälften av chefens arbetstid ägnas åt beslutsfattande. Digitaliseringen bidrar till att tempot är högre än någonsin samtidigt som komplexiteten har ökat. Därför hamnar många chefer i vad som brukar kallas beslutströtthet, med stor risk för misstag eller felbeslut. Vi har mer information att sortera och prioritera och behöver därför vässa vårt samarbete och vårt beslutsfattande.

Kvaliteten på besluten handlar ofta om att de viktigare besluten tas för snabbt och med för få alternativt fel personer involverade.

Vad gör det med kvaliteten på besluten?
– Med ökande informationsmängd, mer omfattande kommunikationsflöde och ett högre förändringstempo ställs vi inför fler val. God sorteringsförmåga och prioriteringsförmåga är avgörande. Vi behöver ta ställning till vad som är viktigt eller oviktigt, bråttom eller mindre bråttom. Kvaliteten på besluten handlar ofta om att de viktigare besluten tas för snabbt och med för få alternativt fel personer involverade.

Är vi rädda för att fatta beslut? 
– Jag vet inte om det finns en rädsla. Här i Sverige brukar vi prata om en beslutskultur som bygger på konsensus. Risken med den kulturen är att vi väntar för länge med vissa beslut och/eller att vi involverar för många. Det blir ett system som är mindre flexibelt och mindre snabbrörligt. Andra beslutskulturer kan ha motsatta problem, att besluten tas för snabbt och att för få personer involveras. Så det finns inget givet sätt som är det bästa utan det handlar om hur kontexten ser ut.

Det är viktigt att vi inte är för fokuserade på att fatta rätt beslut. Det är viktigare att ha bra processer för beslutsfattande.

Hur ska vi tänka?
– Det är viktigt att vi inte är för fokuserade på att fatta rätt beslut eftersom det många gånger är svårt att hitta rätt och det kan finnas många tänkbara lösningar. Det är viktigare att ha bra processer för beslutsfattande i ett psykologiskt tryggt klimat, där det sker en bra informationsdelning, brett perspektivtagande, aktivt utforskande av andras tankar och nyfiken dialog, och att ha goda rutiner för regelbunden reflektion och lärande när beslut är tagna – inklusive felbeslut. Vi kommer aldrig att fatta perfekta beslut men vi kan undvika de onödigt dåliga.

– Ta med dem som berörs av beslutet, eller deras representanter, och ta tillvara deras erfarenheter och perspektiv. Inte för att skapa konsensus utan för att förbättra beslutets kvalitet, genomförbarhet och legitimitet.

Du säger att vi innan vi tar ett beslut ska utgå från att det kan bli fel och att vi ska undersöka varför. Kan du förklara mer?
– Spela upp det i tanken för att se risker som när de har identifierats kan stärka beslutet. Ett annat sätt kan vara att ha en eller flera "djävulens advokater" som hjälper till att leta efter brister eller risker.

Varför kan vi dra oss för att fatta viktiga beslut?
– Det kan vara tidskrävande att fatta viktiga beslut och då kan det finnas en lockelse i att undvika dem eller att säga ja till en person som kommer med enkla förslag. Viktiga beslut kan ibland innebära ett tydliggörande av olika ståndpunkter i en grupp, vilket potentiellt kan vara känsligt och därför drar vi oss för det.

Vad utmärker en ”beslutsfattarvänlig” organisationskultur?
– Några saker behöver vara på plats. En tillräcklig medvetenhet om hur svårt det är att säkerställa kvalitet på beslutsfattande och en förståelse för vilka risker som finns. Bra processer för hur beslut fattas, bra facilitering och samordning på möten. Psykologisk trygghet och tillit så att information kommer fram och tas emot. Ett samarbetsklimat och ett kommunikationsklimat som präglas av omtanke, intresse och nyfikenhet samt ett ansvar för helheten.

Varför har din bok fått namnet Kobraeffekten? 
– Tanken med titeln är att sätta fokus på hur goda intentioner kan leda oss fel. Det är vanligt förekommande och något som vi behöver vara medvetna om.

– Begreppet kobraeffekten härrör från ett historiskt exempel på hur goda intentioner får oönskade bieffekter. I Delhi, i koloniala Indien, ville de styrande minska på antalet kobror i staden. För att få bukt med problemet valde de att utlova belöning för varje inlämnad kobra, vilket gjorde att ett antal driftiga invånare födde upp nya kobror, som de dödade och tjänade pengar på. När detta upptäcktes tog de bort belöningen och då gjorde folk sig av med kobrorna och staden hade nu ett större problem än innan. 

Har du ett samtida exempel på kobraeffekten?
– Ja, jag har ett exempel från skolvärlden. Tanken med betygssystemet var att det skulle göra bedömningen av elevens kunskaper mer rättvis. Enskilda provresultat skulle ges mindre påverkan, i stället skulle lärarens samlade bedömning avgöra. Men när skolorna pressas att visa goda resultat hamnar lärarna i ett system som uppmuntrar högre betyg än vad kunskaperna säger och det resulterar i betygsinflation.  

När vi fattar beslut påverkas vi ofta av subtila psykologiska mekanismer som vi inte märker själva.

Vad ökar risken för kobraeffekten?
– Bristande medvetenhet om hur lätt beslut tas på felaktiga grunder ökar riskerna. Otrygghet i en grupp kan skapa oro eller rädsla och göra att en eller flera personer agerar defensivt, för att skydda sin självkänsla, i stället för att tänka på gruppens bästa. Konformitet – att vilja tycka som andra tycker – eller auktoritetsrädsla – att inte våga gå emot det som chefen tycker – ökar också risken för kobraeffekten.

– När vi fattar beslut påverkas vi ofta av subtila psykologiska mekanismer som vi inte märker själva, så kallade tankefällor. Det visar hur lätt våra beslut kan styras av dolda krafter och varför medvetenhet och reflektion är avgörande för ett klokt beslutsfattande. För att få till medvetenhet och reflektion krävs att vi avsätter tid. Om tempot är för högt får dessa hinder för beslutsfattande mer spelrum.

Text av Pia Leufstedt, Gothia Kompetens.

Bilden högst upp på sidan är ett montage av ett foto på Patrik signerat Björn Fotograf och omslaget på boken Kobraeffekten – beslutsfattandets fallgropar och möjligheter.